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云南师范大学图书馆学生馆员协会文书档案管理制度
作者:      发布时间:2013-06-30      文章来源:本站原创      阅读数:1460

第一章 总则

第一条 为规范协会档案管理和信息交流模式,增强协会档案的实用性和有效

性,保障协会工作的连续性、有序性,提高工作效率和工作质量,特制定此制度。

第二条 本制度适用于云南师范大学图书馆学生馆员协会所有文书与档案资料,

以及要调用档案资料的人员都应该遵守本制度。

第二章 文书档案分类

第三条 人事档案:包括,学生馆员录用表,义务学生馆员招新表、义务馆员服

务证明、干部任用证明,以及其它有关材料,由委员会负责考察记录。     

   (一)义务学生馆员招新表是义务学生馆员的基础档案,个人填写。 

   (二)学生馆员录用表是学生馆员的基础档案,由勤工助学部写。     
   (三)干部任用证明是对干部的工作证,由图书馆发。      

第四条 工作档案:包括协会工作目录、申请、批复、决议、通知、会议记录、

策划与总结、各部门工作档案、上级及外单位来文以及其它有关档案,由分管

副会长定期检查并交给办公室整理保管。     

(一)工作目录:是协会的大事记,按日期顺序记录,并标上详细内容所在有关档案的页码;     

(二)申请:用于协会各部门向协会,协会向图书馆等上级主管部门的请求

(三)批复:用于委员会对各部门申请的回应;

(四)决议:用于委员会对协会重大事项的决定;

(五)通知:用于协会对全馆学生馆员、各部门发布文件、规章制度以及其他需要告知并要求按规定执行的对象;

(六)会议记录:用于委员会会议、部门会议等的记录;会议的决定以“决议”的方式发布;

(七)计划与总结:用于记录协会、各部门每月、学期或学年工作计划和总结;

第五条 财务档案:包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等,由办公室

保管,委员会定期检查,详见财务管理制度。  

第六条活动档案:

  (一)包括活动策划、物资申请表、总结、照片、新闻稿等;

  (二)活动结束后由主办部门及时写出工作总结,并与以上材料一起及时办公室归档。

第三章 文书制定

第七条 云南师范大学图书馆学生馆员协会要下达重要任务应制作“通知”;委

员会通过重要决定应制作“委员会决议”;云南师范大学图书馆学生馆员协会

各级别会议应制作“会议安排”和“会议纪要”,开展相关活动应制作“活动

实施方案”。

第八条 文书由相关会议召集人、相关活动负责人负责制作,文书必

       

须严格按照有关统一格式进行制作。

第九条 文书制作要求由办公室统筹负责。

第十条 涉及的文件和资料应规范标题。标题由“事由+文件类型”组成。文件

类型相见第二章。

    信息传播中的标题名称举例:

《关于新学期义务学生馆员培训会的通知》

《2011-2012学年下学期办公室工作总结》

第十一条 文书内容规范:

(一) 文书内容由“主标题”“分类标题”“内容”“落款”和“时间”等项

(二) 目组成。

例如:

云南师范大学图书馆学生馆员协会办公室2011-2012学年下学期

工作总结        ………………(主标题)

一、  总体思想                       ………………(分类标题)

加强宣传部门建设……                ………………(内容)

     二、  工作总结                      ………………(分类标题)

(一)三月工作               ………………(二级分类标题)

 统计新队员信息。。。。

 (二)四月工作

     三、  具体分工和负责人

云南师范大学图书馆学生馆员协会(落款)

2012年4月5日(时间)

     (一)文书格式规范:

1、“主标题”:宋体,三号,加粗,居中,下空两行;

2、“分类标题”:宋体,四号,加粗,左对齐,单独成行;

3、“二级分类标题”:宋体,小四号,加粗,左对齐,单独成行;

4、“内容”:宋体,四号,不加粗,段前空两格;

5、“落款”:宋体,四号,不加粗,右对齐,单独成行;

6、“时间”:宋体,四号,不加粗,右对齐,单独成行;

7、段落格式:单倍行距;

8、页眉页脚:和本文档一致;

9、编号系统:编号采用“一、二、三”“(一)、(二)、(三)”“1、2、3”“(1)(2)(3)”“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ”“A、B、C”“a、b、c”的层次对应的符号系统;

10、若为了方便内容上的区分,可以自行对不同文书格式进行一定程度上的调整。

第十二条信息传播中的称呼规范:

(一)在所有信息交流中,必须使用正确的称呼。正式文件的抬头和   

      落款必须使用正式称呼;

(二)协会的正式名称为“云南师范大学图书馆学生馆员协会”,委

      员会和各部门的正式名称为“云南师范大学图书馆学生馆员协

      会委员会”或“云南师范大学图书馆学生馆员协会XX部”,

(三)在不涉及文件等文书的非正式的信息交流中,可以使用“委员

      会”“XX部”等简称。

第十三条 电子邮件主题名称的规范。通过邮件发送的信息和文件主题必须按照如下规范:

[部门][标题][发件人姓名]

其中,部门用全称;标题参见本制度第四条“标题名称”。

例如:[宣传部][防火在行动新闻稿][XX]

[办公室][三月份工作计划][XX]

第十四条 QQ群名称规范。

(一) 本队和各部门QQ群中的用户名统一按照如下格式:   

                  [部门] 姓名。

例如:  [宣传部] 李  四

(二)协会及其各职能部门的QQ群命名统一采用如下规范:

年度+协会全称/部门全称

例如: 11-12图书馆学生馆员协会宣传部

第四章 档案归档

第十五条 云南师范大学图书馆学生馆员协会相关会议文书、活动文书应由相应

部门在会议或活动结束后转交办公室,办公室应对归档档案进行统一登记和保

存。

第十六条 云南师范大学图书馆学生馆员协会各部门要重视各项会议或活动的

电子档案的保存和管理,办公室要加强电子档案的管理,在适合的时间将近期

电子文档转存指导老师专用电脑。

第五章 档案调用与归还

第十七条 调用者必须经相关负责人、办公室批准登记后,方可调用档案,不得

私自查找。

第十八条 档案必须保持完整性,及时归还,归还时请注意放回原位。

第六章 档案维护

第十九条 云南师范大学图书馆学生馆员协会的档案资料由办公室负责管理,并

定期对档案资料进行整理和装订。

第七章 附则

第二十条 本制度自发布之日实行。

第二十一条 本制度的解释权归云南师范大学图书馆学生馆员协会。

云南师范大学图书馆学生馆员协会

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